Communication interne : comment optimiser les échanges entre collaborateurs

Les managers veulent tous que les échanges au sein de l’entreprise soient davantage constructifs. Des échanges qui seront productifs et pendant lesquelles on ne cherche pas à débattre pour mettre à mort son interlocuteur mais à discuter pour résoudre un problème. Cela implique qu’il faudra apprendre à argumenter rationnellement, à accepter les questions qui fâchent, à écouter et enfin à avoir un degré de franchise plus prononcé.  Quels sont les avantages d’une communication interne efficiente sur l’ambiance en entreprise ? Quelles sont par ailleurs les défis que doivent relever les managers pour optimiser les échanges entre les collaborateurs ?

Quels sont les avantages d’une communication efficiente en entreprise ?

Une communication interne efficiente permet d’améliorer considérablement l’ambiance de travail et le travail en équipe. Elle est un pilier de la réussite de l’entreprise. Une bonne communication aide à développer la confiance entre les membres de l’équipe ainsi que le sentiment de loyauté. Ses apports bénéfiques sont nombreux, on peut citer principalement mais non limitativement :

• Plus de transparence et plus de confiance
• Une meilleure ambiance de travail
• Une plus facile adhésion aux valeurs de l’entreprise
• Davantage de collaboration entre les équipes
• Un environnement inclusif et accueillant

Distinguer chaque type d’information

Pour booster votre communication interne en entreprise, vous devez en effet vous rappeler que toutes les informations qui circulent dans votre entreprise ne sont pas bonnes à communiquer. Vous devez ainsi classer les informations selon certains critères pour ne pas créer des situations problématiques. On peut énumérer comme critères de classification, : 

• L’importance de l’information
• Son degré d’urgence
• Son niveau de confidentialité
• Sa cible (toutes les équipes, un service en particulier ou uniquement la direction)
• Sa diffusion (exclusivement interne ou également en externe)

Réussir la typologie de l’information vous permettra de transmettre la bonne information à la bonne audience. Cela limite les fuites de données confidentielles et chacun des collaborateurs reçoit les informations dont il a besoin pour être performant au quotidien. 

Inciter à une communication efficace

C’est essentiel que les managers encouragent les membres de l’équipe à échanger leurs idées et à mieux communiquer entre eux pour travailler de façon collaborative. Il faut en effet favoriser les échanges entre les collaborateurs pour rendre l’équipe plus productive, développer sa capacité à innover et faire gagner à l’entreprise un temps précieux. Pour que les objectifs soient atteints, il faudra combiner plusieurs méthodes de communication. 

Vous devrez organiser autant de réunion que nécessaire en veillant bien évidemment à privilégier les réunions courtes avec un objectif précis. Ces réunions seront plus productives et vous éviteront de perdre du temps. Elles doivent aussi être le moment idéal pour que tous les collaborateurs puissent s’exprimer et être écoutés. 

Créer un cadre de confiance

Une ambiance de travail propice à la communication implique de créer l’environnement qu’il faut. A défaut d’avoir un open space, vous pouvez laisser la porte de votre bureau ouverte. Cela incite les collaborateurs à venir vous voir à tout moment pour discuter de l’avancement des projets ou demander des conseils. Lorsque le cadre est bienveillant, les collaborateurs ont plus de facilité à s’exprimer et à oser mettre en avant les aptitudes cachées qu’ils ont. L’idéal est que chaque collaborateur ait ce sentiment d’appartenance à l’équipe, que ses points de vue soient pris en compte et qu’une marge d’erreur soit tolérée.

Utiliser les bons outils de communication

Il existe aujourd’hui un grand choix d’applications et de logiciels qui facilitent la communication et favorisent les interactions au sein de votre équipe. Ces nouvelles technologies boostent la productivité de vos collaborateurs. Il est d’ailleurs préférable d’utiliser ses plateformes uniques qui regroupent tous les modes de discussions dont vos ressources internes ont besoin. 

Certaines entreprises ont encore tendance à s’appuyer uniquement sur les e-mails. Une étude a démontré qu’un salarié reçoit 58 courriels en moyenne par jour. Pire, 60% des e-mails ne sont pas lus. Il faut donc passer à une communication ouverte. Un mode d’échange synchrone ou asynchrone selon la nature et le niveau d’urgence de chaque discussion sera ainsi utile à vos équipes. 

L’avantage des nouveaux outils de communication est qu’ils vous évitent un grand nombre de réunions inutiles car vous avez facilement accès à l’information et vous pouvez suivre la progression de vos projets en un coup d’œil.  De plus, si vous avez des équipes de plus en plus mobiles, vos outils de communication interne doivent être compatibles avec les smartphones et tablettes pour s’adapter aux spécificités de votre entreprise. 

Créer une cohésion d’équipe

Il n’y pas de travail d’équipe sans un esprit d’équipe. Créer un esprit d’équipe se révèle donc essentiel pour atteindre les objectifs désirés. Pourquoi ne pas offrir à vos collaborateurs la possibilité de mieux se connaître ? Lorsque des membres d’une équipe s’entendent bien, ils sont plus enclins à mieux communiquer automatiquement et prendront plus de plaisir à travailler ensemble. 

Il revient au manager de créer les occasions pour rassembler son équipe dans une ambiance conviviale et informelle. Un peu de détente et de bonne humeur de temps à autre pour reprendre le travail d’un bon pied est parfois ce dont les collaborateurs ont besoin. Pensez donc à créer un team building surtout après une période de travail intense. Cela aura pour effet de renforcer la cohésion de votre équipe de travail. Les team building sont des moments de rencontres sociales et amicales loin du cadre de travail et des restrictions qui permettent aux collaborateurs de se détendre tous ensemble. Organisez de telles activités pour briser la glace. Elles vous seront utiles pour créer un sentiment d’appartenance fort qui sera bénéfique pour toute l’entreprise.

Apprenez aussi à célébrer vos victoires, car fêter les succès de votre équipe ou la réussite d’un objectif particulièrement difficile est bénéfique pour la cohésion d’équipe. Celle montre à toute l’équipe que vous reconnaissez son implication et son travail, ce qui renforcera son engagement.