Encore appelé système de réception automatisée, le service de réceptionniste virtuelle est une fonction de base de la téléphonie IP. Il consiste en un système de gestion d’appels au travers de la programmation d’un répertoire d’options en vue de répondre aux appels ou de les diriger vers une ligne précise. Un service de réceptionniste virtuelle utilise la voix de personnes qui répondent au téléphone au nom d’une société sans être pour autant dans ni de la société. Ces personnes peuvent être des représentantes de service clientèle, des agents du service de réponse téléphonique ou encore des planificateurs de rendez-vous. Découvrez dans cet article 6 raisons pour lesquelles vous devriez, en tant que chef d’entreprise, opter pour un service de réceptionniste virtuelle.
Le service de réceptionniste virtuelle vous fait épargner de l’argent
En vue de faire de l’économie dans votre entreprise, l’une des meilleures choses à faire est d’opter pour un service de réceptionniste automatisée. En faisant quelques calculs comparatifs, vous réaliserez que le budget que vous devrez allouer au paiement d’une réceptionniste physique est supérieur aux frais inhérents à un service de réceptionniste virtuelle.
Salaire d’une réceptionniste standard au Canada
Un réceptionniste standard est plus limité dans ses tâches, mais paradoxalement vous coûtera plus d’argent, soit en moyenne 34 125 dollars par an, ce qui correspond à 17,50 dollars par heure. S’il s’agit d’un travailleur expérimenté, le salaire annuel peut aller jusqu’à 40 273 euros par an. En plus de lui payer un salaire horaire, vous devrez lui verser le montant résultant de ses avantages sociaux, lui aménager un espace de travail et mettre à sa disposition des équipements de travail. À cela s’ajoutent des coûts de recrutement, des frais de formation pour le perfectionnement de ses compétences, etc.
Quelques raisons du coût inférieur du service de réceptionniste virtuelle
Contrairement à une réceptionniste physique, le service de réceptionniste virtuelle est conçu pour fonctionner sans avoir besoin de formation complémentaire. Aussi, le système de réception automatisée permet de synchroniser les dépenses en forfaits appels avec les réels besoins en communication. Cela permet de ne pas payer plus de forfait en minutes qu’il n’en faut et d’éviter ainsi les pertes d’argent.
Le service de réceptionniste virtuelle offre un haut niveau de performance
Il est vrai que les réceptionnistes sont engagés compte tenu de leur niveau de compétence et d’expérience. Toutefois, il serait dangereux qu’une entreprise cesse d’investir dans la formation continue de son personnel, et donc dans celle de sa réceptionniste, à moins que celle-ci soit virtuelle. Lorsque vous optez pour l’installation d’un service de réceptionniste virtuelle, vous vous engagez à vous offrir un outil qui se tient à la pointe des nouvelles technologies de communication. La réceptionniste virtuelle est formée, au préalable, pour fonctionner en tenant compte des nouvelles façons efficaces de servir vos clients. Le service de réception automatisée est un système intelligent qui répond aux exigences les plus hautes en termes de communication d’entreprise et de service client. Il s’agit, entre autres, de :
- La courtoisie ;
- L’impression d’appel ;
- La fiabilité des informations données ;
- La maîtrise du facteur ‘’WOW’’ d’ensemble ;
- La rapidité de la prise d’appels ;
- La fourniture rapide de renseignements exacts ;
- La redirection automatique vers un service ou une personne ressource, etc.
La performance et la rapidité dont fait preuve la réceptionniste virtuelle sont des atouts qui vous permettent de vous concentrer sur d’autres activités clés de votre société.
Le service de réceptionniste virtuelle vous décharge et vous déstresse
Avoir la tête au bureau même quand on est en vacances sur une île avec sa tendre épouse et ses trois enfants, cela n’est pas un syndrome qui n’est réservé qu’aux bourreaux du travail. Être au bureau même quand on n’y est pas, c’est un état de chose qui peut arriver à tout chef d’entreprise qui ne fait pas vraiment confiance à son personnel pour bien gérer les choses sans qu’il ne soit là. En particulier, si la réceptionniste n’offre pas une performance irréprochable, cela peut davantage vous stresser lorsque vous êtes en congé ou en voyage.
Cependant, avec une réceptionniste virtuelle, vous pouvez avoir l’esprit tranquille quand vous êtes absent du bureau. Donnez des instructions et elles seront suivies à la lettre afin que tous les appels importants soient gérés comme vous le souhaitez. Vous serez, si vous le désirez, prévenu automatiquement par mail, texto ou appel si un client particulier joint votre structure et veut vous parler. Vous n’aurez donc pas à craindre de manquer des appels importants quand vous êtes absent du bureau, car votre réceptionniste virtuelle s’occupera de tout.
Un meilleur rapport avec la clientèle
La réceptionniste est le premier point d’accès à vous et votre structure. Elle est celle qui peut garantir ou ruiner la première bonne impression que le client se fera de votre société. Pour cela, il est crucial que la voix de votre réceptionniste trace favorablement la voie vers votre structure. Après avoir raccroché, le client doit avoir envie de venir ou de revenir à vous, c’est ainsi que vous gagnez des ventes. Le service de réceptionniste virtuelle est un pôle de votre entreprise qui met à votre disposition les techniques modernes et principes de communication que sont :
- La sociabilité ;
- L’affabilité ;
- La patience ;
- L’attention.
Toutes ses valeurs s’associent pour faire du service de réception automatisée, non pas un système robotique dépourvu de chaleur et d’émotion, mais un concentré d’appâts qui séduisent, gagnent et fidélisent vos clients. Ceux-ci auront alors du plaisir à joindre votre société pendant que vous serez concentré à faire ce qu’il faut pour gagner davantage de clients.
Le service est actif en permanence
24h sur 24 et 7 jours sur 7 : voilà à quel rythme fonctionne un service de réception automatisé. Même lorsque votre société est fermée les soirs ou pendant le Week-end, votre réceptionniste virtuelle peut continuer de prendre des appels et de répondre aux préoccupations des clients. Si votre entreprise est de celles qui reçoivent des centaines d’appels au quotidien, votre réceptionniste virtuelle peut, 7 jours sur 7, se dédier à répondre aux appels, à les filtrer et à les rediriger en cas de besoin. Cette permanence de fonction réduit considérablement le temps d’attente des clients et les risques d’insatisfaction des appelants.
Une meilleure image pour votre entreprise
Avoir un service de réception automatisée donne à votre entreprise une image plus professionnelle. Il est inutile de rappeler combien il est frustrant pour des clients d’appeler une entreprise et de n’obtenir comme réponse que leur sonnerie d’appel sortant. Lorsque cela est répété, les clients en déduisent que vous n’êtes pas disponibles pour eux et, à raison, ils vous collent une mauvaise étiquette et changent de prestataire. Eh oui, vous n’êtes pas le seul à offrir le service que vous offrez. Et c’est justement pour cela que vous ne devriez pas considérer avec légèreté votre service de réceptionniste, car elle est d’une certaine manière la vitrine de votre société.
La rapidité de réponse ainsi que la manière dont votre réceptionniste s’adresse aux clients reflète une bonne ou une mauvaise image de votre entreprise. Cela peut paraître injuste ou illégitime, mais c’est ainsi. Tous les avantages évoqués ci-dessus sont garantis par le service de réception automatisée et lorsqu’il en est ainsi, votre clientèle est satisfaite. Or, le niveau de satisfaction de vos clients a une influence directe sur l’estime qu’ils ont pour votre boîte. Logiquement, il en ressort que la réception automatisée rehausse l’image que vos clients ont de votre société.
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